Category: Kelola Acara & Peserta

Apa itu Group Discount?
Group Discount adalah fitur di KUYY! yang memungkinkan host memberikan harga dinamis. Semakin banyak peserta yang bergabung, semakin besar potongan harga atau cashback yang diterima peserta.

Bagaimana cara mengaktifkan fitur ini?

• Masuk ke halaman buat/edit aktivitas.
  
• Aktifkan tombol Group Discount (toggle ON).
  
• Tentukan harga awal aktivitas dan Full House Price (harga terendah jika jumlah peserta penuh).
  

Setelah itu, sistem otomatis menampilkan simulasi harga per jumlah peserta.

Apakah peserta langsung dapat diskon?

Ya. Harga akan otomatis menyesuaikan jumlah peserta. Jika jumlah bertambah, peserta akan mendapatkan cashback ke saldo KUYY!

Apakah fitur ini wajib digunakan?

Tidak. Group Discount bersifat opsional. Host bisa memilih untuk mengaktifkannya atau tidak.

Bisa kah saya mengubah harga setelah aktivitas dipublikasikan?

Tidak bisa. Jika Group Discount sudah diaktifkan dan aktivitas dipublikasikan, harga tidak bisa diubah lagi. Pastikan sudah sesuai sebelum menekan tombol Publish.

Apa keuntungan menggunakan Group Discount?

• Membuat aktivitas lebih menarik karena harga bisa turun jika peserta bertambah.
  
• Mendorong peserta untuk mengajak teman agar harga lebih murah.
  
• Membantu host mencapai kuota penuh lebih cepat.

Seating Plan adalah fitur di KUYY yang memungkinkan Anda menandai kursi / posisi dengan nomor sehingga peserta dapat memilih tempat duduk / posisi saat mendaftar. Fitur ini adalah opsional dan dapat digunakan apabila dibutuhkan

Bagaimana cara mengaktifkan Seating Plan untuk acara saya?

• Saat membuat aktivitas, pilih opsi “Seating Plan”.
  
• Upload file denah seating plan Anda lengkap dengan penomorannya dalam bentuk angka 1 – (jumlah maksimal peserta Anda) dalam bentuk jpg kemudian klik save.
  
• Peserta akan dapat memilih kursi setelah mereka mengisi form pendaftaran.

Apakah saya bisa mengubah Seating Plan setelah aktivitas dipublikasikan?

• Jika belum ada peserta yang memilih kursi, Anda masih bisa mengubah atau memperbaiki tata letak.
  
• Jika sudah ada peserta yang memilih kursi, Anda tidak bisa mengubah tata letak tanpa membatalkan pendaftaran mereka.

Bagaimana cara peserta memilih tempat duduk?

Saat mendaftar ke aktivitas Anda yang menggunakan fitur Seating Plan, peserta akan melihat denah kursi Anda beserta nomornya yang tersedia dan bisa memilih kursi yang mereka inginkan sebelum menyelesaikan pembayaran.

Berapa jumlah kursi yang bisa saya atur dalam Seating Plan?

Jumlah kursi dalam Seating Plan sesuai dengan jumlah maksimal peserta dalam aktivitas Anda.

• Anda tidak bisa menambahkan lebih banyak kursi dari jumlah maksimal peserta.
  

Anda juga tidak bisa mengatur jumlah kursi lebih sedikit dari jumlah maksimal peserta yang telah ditentukan.

Anda masih bisa mengedit detail event setelah dipublikasikan. Jika ada perubahan pada event yang Anda buat, peserta akan mendapatkan notifikasi melalui aplikasi. Pastikan Anda juga menginformasikan perubahan ini melalui grup chat event atau mengirim email langsung dari grup chat tersebut.

Catatan:

• Beberapa detail tidak bisa diubah setelah event dipublikasikan, seperti:
  
  • Harga tiket (jika sebelumnya berbayar, tidak bisa diubah menjadi gratis).
  • Group Discount
  • Formulir pendaftaran (pertanyaan yang sudah ada tidak bisa dihapus sendiri, silahkan menghubungi tim chat support untuk menghapusnya).
    

Ketika Anda menekan tombol “Publish”, aktivitas Anda akan langsung dipublikasikan dan sudah bisa menerima pendaftaran dari peserta.

Namun, Anda masih bisa mengedit aktivitas selama aktivitas tersebut masih aktif. Jika ada perubahan yang perlu dilakukan, cukup buka halaman aktivitas dan pilih “Edit Activity”.

Anda bisa mengatur batas waktu pendaftaran lebih awal sebelum acara dimulai melalui halaman Create Activity.

1. Masuk ke halaman pembuatan atau edit aktivitas.
   
2. Klik “Advanced Date Settings”.
   
3. Pilih “Registration Deadline”.
   
4. Tetapkan tanggal dan waktu kapan pendaftaran akan ditutup.
   

Dengan fitur ini, pendaftaran akan otomatis ditutup sesuai dengan tanggal yang Anda tentukan.

Anda bisa membuka kegiatan yang ingin Anda ubah jadwalnya, lalu pilih “Edit Activity”. Dari sini, Anda dapat mengubah jadwal dan menyimpan perubahan Anda.

Catatan:

• Apabila event Anda sudah ada peserta terdaftar, pastikan mereka ter-info dengan baik mengenai perubahan jadwal ataupun perubahan deskripsi acara Anda dengan cara menghubungi peserta tersebut, KUYY! hanya memberikan notifikasi mengenai perubahan ini ke peserta Anda.
• 👉 Lihat juga: Cara Mengedit atau Membatalkan Aktivitas yang Sudah Dibuat.

Setiap kali Anda membuat event, sebuah grup chat khusus untuk event tersebut akan otomatis dibuat dan tetap ada selama kegiatan belum dihapus.

Anda bisa menghubungi peserta melalui grup chat ini dan mengirimkan:

• Tautan
  
• Gambar (max 50mb)
  
• Email (jika Anda khawatir peserta tidak membaca chat di aplikasi KUYY!). Anda dapat mengirimkan email melalui chat dan ketik “@all” untuk menjadikan chat Anda sebagai email yang terkirim ke peserta Anda
  

Catatan tambahan:
Jika Anda ingin grup chat hanya berfungsi sebagai saluran komunikasi satu arah, ikuti langkah berikut:

• Buka grup chat
  
• Klik opsi pengaturan di pojok kanan atas
  
• Matikan pilihan “Allow participants to send message”
  

Dengan cara ini, hanya Anda yang bisa mengirim pesan ke peserta.

Mengedit aktivitas:

1. Buka profil Anda dan cari aktivitas yang ingin diedit.
   
2. Klik “Edit Activity” untuk mengubah detail acara (deskripsi, harga, jadwal, dll.).
   
3. Simpan perubahan Anda, dan acara akan diperbarui otomatis.

Membatalkan aktivitas:

1. Buka aktivitas yang ingin dibatalkan dari profil Anda.
   
2. Klik tombol “…” (More Options) di pojok kanan bawah.
   
3. Pilih “Cancel Activity”, kemudian pilih opsi pembatalan acara (refund, refund as reschedule pass, atau no refund) lalu konfirmasi pembatalan.

Ada 3 cara untuk melihat daftar peserta yang sudah mendaftar dan membayar:

1. Notifikasi Aplikasi KUYY!
   Anda akan menerima notifikasi langsung di aplikasi KUYY! ketika seseorang telah membayar untuk mengikuti kegiatan Anda.
   
2. Melalui “Participant List”
   Anda bisa melihat daftar peserta dengan membuka halaman kegiatan Anda dan klik “Participant List.” Di sana, Anda akan melihat nama-nama peserta yang sudah bergabung atau sedang menyelesaikan proses pembayaran (pending).
   
3. Unduh Data Peserta
   Anda bisa mengunduh data peserta dengan mengklik “…” (More Options) pada halaman acara Anda, lalu pilih “View Form Responses” , Anda dapat melihat semua status peserta yang mendaftar dan mengunduh data tersebut dalam format CSV.